Para configurar sua agenda na Orlina, você deve cadastrar seus serviços com preços e durações exatas, gerenciar os horários e permissões de cada profissional, e definir os bloqueios de tempo. Uma configuração precisa garante que o seu sistema de agendamentos online e o assistente de IA no WhatsApp, Gabriel, funcionem corretamente, evitando conflitos de horário.
Se você acabou de criar sua conta na Orlina ou está expandindo sua equipe, parabéns! Você deu o primeiro passo para automatizar a rotina do seu negócio e parar de perder tempo com trocas intermináveis de mensagens no WhatsApp. Mas, para que a magia aconteça, a configuração inicial precisa ser feita com total atenção aos detalhes. Envolve definir a lógica por trás de cada serviço, garantir que seus profissionais saibam exatamente o que estão fazendo e, acima de tudo, proteger o seu tempo (e o deles) com bloqueios estratégicos. Uma agenda mal configurada gera furos, sobreposições e a situação chata de ter que ligar para o cliente pedindo para desmarcar. Neste guia, vamos explorar cada funcionalidade da Orlina, desde os planos até a automação avançada com o Gabriel.
A Importância da Configuração Precisa na Agenda Online
Muitos empreendedores subestimam o impacto de uma configuração detalhada. Imagine que você oferece um serviço de "Corte de Cabelo e Barba" que leva 60 minutos, mas na plataforma você configurou apenas 30. O resultado? O sistema vai permitir que um novo cliente agende logo em seguida, criando um conflito de horário. Isso gera estresse para o profissional e insatisfação para o cliente que terá que esperar.
De acordo com o Sebrae, a organização e o planejamento são pilares fundamentais para a sobrevivência de pequenos negócios. No contexto de serviços, a agenda é o seu estoque. Se você não gerencia bem o seu estoque de tempo, você perde dinheiro. Uma agenda vazia é prejuízo, mas uma agenda mal organizada é caos operacional.
Na Orlina, a configuração correta alimenta o Gabriel, nosso assistente de IA no WhatsApp. Ele é o responsável por orquestrar a comunicação com o seu cliente. Se a sua agenda estiver configurada corretamente, o Gabriel poderá confirmar horários e responder dúvidas de clientes. No entanto, ele segue as regras que você define. Se o seu serviço está com o preço errado ou a duração incorreta no sistema, é essa informação que será passada adiante. Por isso, a precisão na etapa de configuração é a chave para o sucesso da automação.
Entendendo os Planos e Limites da Orlina
Antes de mergulharmos na configuração técnica, é vital entender em qual "casa" seu negócio se encontra. A Orlina foi desenhada para crescer com você, oferecendo desde um plano gratuito para quem está começando até soluções ilimitadas para grandes centros de estética ou clínicas.
| Plano | Preço BRL | Agendamentos/mês | Profissionais ativos | Recursos Principais |
|---|---|---|---|---|
| Free | R$ 0 | 10 | 1 | Agenda + Link na Bio |
| Starter | R$ 9,97 | 20 | 2 | Sinal via PIX + Link sem marca |
| Basic | R$ 49 | 50 | 5 | App Funcionário + Whats Dono |
| Pro | R$ 97 | 100 | 10 | Gabriel atendendo no WhatsApp + Resumo do Dia |
| Infinity | R$ 197 | Ilimitado | Ilimitado | Tudo Ilimitado |
Nota Importante sobre o Trial: Toda nova conta na Orlina começa com um período de 7 dias de teste (trial) com todas as funcionalidades liberadas. Após esse período, se você não optar por um plano pago, sua conta migra automaticamente para o plano Free de forma permanente. Não há bloqueio de acesso, apenas a aplicação dos limites de agendamentos e profissionais do plano gratuito.
Passo 1: Cadastrando Serviços (Preço e Duração)
O primeiro pilar da sua agenda são os serviços. Na Orlina, cada serviço precisa de informações cruciais para que o link de agendamento funcione corretamente.
Definindo a Duração Real
Um erro comum é colocar a duração "ideal" em vez da duração "real". Se um serviço de coloração leva 2 horas em média, mas você sempre precisa de 15 minutos para limpar a bancada e preparar o próximo atendimento, configure o serviço para 2h15. A Orlina utiliza a duração exata para calcular os "slots" disponíveis. Se você tem um serviço de 30 minutos e sua agenda abre às 08:00, o próximo horário será 08:30. Se a duração estiver errada, o efeito cascata de atrasos destruirá a sua reputação ao longo do dia.
Configuração de Preços e Transparência
O preço cadastrado é o que aparece para o seu cliente no link da bio. Manter isso atualizado evita constrangimentos. Além disso, a partir do plano Starter, você pode ativar a função de Sinal Antecipado via PIX. Isso permite que você cobre um valor parcial no ato do agendamento para garantir a reserva, combatendo o abandono de horários.
Nomenclatura Estratégica
Evite termos técnicos que apenas você conhece. Em vez de usar "Protocolo Facial Nível 2", utilize "Limpeza de Pele com Hidratação". O cliente precisa bater o olho no seu catálogo e entender exatamente o que está comprando. Isso aumenta a conversão do seu link de agendamento significativamente.
Passo 2: Gerenciando Profissionais e Permissões
A gestão de equipe na Orlina é segmentada para garantir segurança e organização. Dependendo do seu plano, você poderá adicionar mais colaboradores.
Vinculação de Serviços
Nem todo profissional faz tudo. No painel da Orlina, você deve editar cada profissional e marcar exatamente quais serviços ele executa. Isso é fundamental porque, quando o cliente acessa seu link público, ele primeiro escolhe o serviço. O sistema então filtra e mostra apenas os profissionais que realizam aquele serviço específico e que possuem horários vagos. Se você esquecer de vincular um serviço a um profissional, ele ficará "invisível" para aquela demanda.
App do Funcionário e Acessos
A partir do plano Basic, você pode liberar logins individuais para seus funcionários. Eles podem baixar o PWA (aplicativo instalável) e visualizar apenas a própria agenda. Isso remove o peso de você, gestor, ter que ficar informando horários o tempo todo. Cada um cuida do seu tempo, enquanto você mantém a visão macro do faturamento e produtividade no dashboard principal.
Regra de Downgrade: Se por acaso você precisar reduzir seu plano (ex: do Basic para o Starter), os profissionais que excederem o limite do novo plano serão "congelados" (inatividade automática). Eles não são excluídos; seus dados permanecem salvos e eles são reativados instantaneamente assim que você realizar um novo upgrade.
Passo 3: Horários de Funcionamento e Turnos
A Orlina permite dois níveis de configuração de horários: o da empresa e o do profissional.
- Horário da Empresa: É a janela global em que seu estabelecimento está de portas abertas (ex: 09:00 às 18:00).
- Horário do Profissional: É a escala individual de cada um. Se o Profissional A trabalha apenas no turno da manhã (08:00 às 12:00), você deve configurar isso no perfil dele.
Essa distinção evita que um cliente agende com um profissional que já encerrou seu expediente, mesmo que a loja ainda esteja aberta. A precisão aqui evita conflitos de agenda e garante que a jornada de trabalho seja respeitada.
Passo 4: Bloqueio de Agenda e Gestão de Tempo
O segredo de uma agenda produtiva está no que você não atende. Bloquear horários é tão importante quanto abri-los.
Bloqueios Estratégicos
- Horário de Almoço: Defina intervalos fixos para garantir que seus profissionais tenham tempo de descanso.
- Bloqueios Pontuais: Consultas médicas, cursos, feriados municipais ou imprevistos pessoais. Na Orlina, você clica e arrasta na agenda para criar um bloqueio. No mesmo instante, esse horário desaparece do link público.
A conveniência e a confiabilidade são grandes diferenciais competitivos no setor de serviços. Se um cliente consegue agendar um horário e depois você precisa desmarcar porque esqueceu de bloquear uma folga, a confiança é quebrada. O uso rigoroso dos bloqueios na Orlina previne essa falha de comunicação.
O Papel do Gabriel: A Revolução com IA no WhatsApp
O Gabriel não é apenas um bot de mensagens; ele é um assistente integrado à sua lógica de negócios. O assistente Gabriel, que atende clientes diretamente no WhatsApp, está disponível a partir do plano Pro. O que torna o Gabriel especial é o seu conjunto de cadências pré-definidas, focadas em reduzir faltas e manter o engajamento.
As Cadências do Gabriel:
- Confirmação Inicial: Assim que o agendamento é feito (pelo link ou manualmente), o cliente recebe os detalhes.
- Lembrete de 24 Horas: Uma mensagem preventiva para o cliente se organizar.
- Reconfirmação de 2 Horas: O toque final. Se o cliente responder cancelando, o Gabriel automaticamente libera a vaga na sua agenda Orlina.
- Lembrete de Sinal: Se o agendamento exige sinal via PIX e o pagamento está pendente, o Gabriel cobra o cliente educadamente.
- Reativação de 14 Dias: Exatamente 14 dias após um atendimento concluído, o Gabriel entra em contato convidando o cliente para um novo agendamento. Isso mantém o ciclo de faturamento ativo sem que você precise mover um dedo.
- Resumo do Dia (Plano Pro+): O dono do negócio recebe um resumo pela manhã com a agenda do dia e um fechamento à noite com o saldo de atendimentos.
Lembre-se: O Gabriel também responde dúvidas comuns sobre serviços, preços e disponibilidades. Ele atua como um filtro, deixando para você apenas a execução do serviço e o atendimento humano de alto nível.
Notificações e Gestão de Fluxo
A forma como você é notificado sobre novos agendamentos varia conforme o seu plano, e isso é crucial para a sua organização:
- Planos Free e Starter: O proprietário recebe notificações de novos agendamentos exclusivamente por e-mail.
- Plano Basic em diante: O proprietário passa a receber as notificações também via WhatsApp, facilitando a gestão rápida pelo celular.
Essa estrutura permite que pequenas operações comecem com baixo custo e escalem para notificações mais instantâneas conforme o volume de clientes aumenta.
Erros Comuns e Como Evitá-los na Configuração
Para garantir que sua experiência com o sistema de agendamentos seja perfeita, evite estes deslizes frequentes:
- Ignorar a Duração de Limpeza: Se você atende em uma clínica de estética, sabe que entre uma cliente e outra é preciso trocar lençóis e esterilizar equipamentos. Se o serviço dura 45 minutos e a limpeza 15, configure o serviço na Orlina como 60 minutos.
- Esquecer de Vincular Novos Serviços: Sempre que criar um serviço novo, lembre-se de ir no perfil dos profissionais e autorizá-los a realizar essa nova tarefa.
- Não Usar o Sinal Antecipado: Muitos profissionais têm medo de cobrar sinal. No entanto, o Sinal via PIX (disponível do plano Starter em diante) é a ferramenta mais eficaz para garantir que apenas clientes comprometidos ocupem seu tempo.
- Não Revisar o Dashboard: A Orlina oferece um painel de faturamento e performance. Olhe para ele semanalmente para entender quais dias estão mais ociosos e crie promoções para esses períodos.
Conclusão: A Agenda como Ativo do Negócio
Configurar a Orlina não é uma tarefa burocrática, é a construção da fundação do seu sucesso digital. Ao dedicar tempo para cadastrar serviços com durações reais, organizar a escala da sua equipe e permitir que o Gabriel faça o trabalho pesado de comunicação, você deixa de ser um "escravo do WhatsApp" para se tornar um gestor de verdade.
A automação não retira a humanidade do seu negócio; ela libera você para ser humano onde realmente importa: no atendimento direto ao seu cliente. Comece sua configuração hoje, aproveite os 7 dias de trial e veja como a previsibilidade pode transformar sua rotina.
Perguntas Frequentes
O Gabriel fala com clientes se eu estiver no plano Free?
Não. O Gabriel, nosso assistente de IA via WhatsApp que realiza as confirmações, lembretes e reativações, está disponível apenas a partir do plano Pro (R$ 97/mês). No plano Free, você tem acesso à agenda e ao link de agendamento, mas as notificações para o dono são via e-mail e não há automação de WhatsApp para o cliente.
Como funciona a reativação de clientes?
O Gabriel monitora seus atendimentos concluídos. Exatamente 14 dias após o último atendimento de um cliente, se ele não tiver um novo horário marcado, o Gabriel envia uma mensagem personalizada convidando-o a retornar. Essa funcionalidade faz parte do assistente Gabriel e, portanto, está disponível a partir do plano Pro.
Posso cobrar o valor total do serviço via PIX no agendamento?
O recurso de Sinal Antecipado via PIX, disponível a partir do plano Starter, permite que você defina um valor para garantir a reserva. O objetivo é assegurar o compromisso do cliente. O restante do valor deve ser acertado diretamente com você no momento do atendimento.
O que acontece se eu ultrapassar o limite de agendamentos do meu plano?
Cada plano tem um limite mensal (ex: 20 no Starter, 50 no Basic). Caso você atinja esse limite, o sistema solicitará que você faça um upgrade para o próximo nível para continuar recebendo novos agendamentos pelo link público. Você pode migrar de plano a qualquer momento via cartão de crédito ou PIX.
Os meus funcionários podem ver quanto eu faturo no mês?
Não. Se você estiver no plano Basic ou superior e cadastrar seus profissionais com logins individuais, eles terão acesso apenas à visualização da própria agenda e marcação de horários. O dashboard financeiro e as configurações de faturamento são restritos ao perfil do proprietário.
